دانشجویان محترم جهت استفاده از تسهیلات غیر ارزی دانشجویی، لازم است در سامانه میخک ثبت نام نمایند. بدین منظور در بخش «درخواست تشکیل پرونده تحصیلی» در سامانه مزبور، ضمن بارگذاری مدارک مربوطه، کد رهگیری اخذ نمایند. در مرحله بعد در بخش «درخواست تائید مدارک»، گواهی اشتغال به تحصیل ترم جاری خود ممهور به مهر دانشگاه را بارگذاری کرده و کد رهگیری اخذ نمایند.
توجه:
1- ممهور بودن گواهی اشتغال به تحصیل در ترم جاری به مهر دانشگاه الزامی است.
2- تسهیلات دانشجویی شامل حال دانشجویانی که در مقطع تحصیلی لیسانس و یا فوق لیسانس در ایران فارغ التحصیل شده و در خارج از کشور در همان مقطع تحصیلی مجدداً شروع به تحصیل نموده اند، نمی‌گردد.
مراحل تشکیل پرونده تحصیلی:
1- ثبت نام در سامانه میخک و تکمیل مراحل مربوط به تشکیل پرونده تحصیلی (در صورتی که قبلا ثبت نام نکرده باشید)
2- مراجعه حضوری به سرکنسولگری و ارائه مدارک مشروح زیر:
- اصل گذرنامه (محل اقامت در صفحه مشخصات می‌بایستی «ایران» باشد).
- اصل شناسنامه
- اصل کارت ملی
- اصل مدرک اقامت معتبر دانشجویی
- اصل آخرین مدرک فارغ التحصیلی اخذ شده در ایران و یا خارج از کشور. (در صورتی که مدرک مقطع قبلی تحصیلی نیز در خارج از کشور اخذ شده باشد، لازم است این مدرک به تایید نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در کشور محل اخذ مدرک فارغ التحصیلی مقطع قبلی رسیده باشد. در صورتی که مدرک در ایران اخذ شده باشد نیازی به تایید ندارد)
- *صرفا جهت آقایان* اصل کارت پایان خدمت نظام وظیفه، کارت معافیت و یا تصویر برگ اجازه خروج از کشور صادره از سازمان نظام وظیفه عمومی‌برای آقایان دانشجویی که با سپردن وثیقه از کشور خارج شده اند.
- گواهی پذیرش دانشگاه (ممهور به مهر دانشگاه) که در آن نام و نام خانوادگی دانشجو، رشته و مقطع تحصیلی، تاریخ شروع تحصیل درج شده باشد.
- اصل گواهی اشتغال به تحصیل ترم جاری (تایید اصالت و صحت صدور گواهی اشتغال به تحصیل منوط به درج اصل مهر دفتر دانشگاه در ذیل گواهی می‌باشد).
- ریز نمرات دروس گذرانده شده در صورتی که متقاضی شاغل در ترم دوم و بعد باشد.
- برگه تعهد نامه مخصوص دانشجویانی که رشته تحصیلی آنان زیر مجموعه وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی می‌باشد. (برای تایید این گواهی حضور دانشجو در سرکنسولگری الزامی است.)
- آقایان دانشجویی که قبل از سن مشمولیت از کشور خارج شده و در دانشگاههای آلمان پذیرفته شده اند به قسمت *معافیت تحصیلی* مراجعه نمایند.
- تصویر حکم اعزام و یا معرفینامه از وزارتخانه‌های علوم، تحقیقات و فن آوری و همچنین بهداشت، درمان و آموزش پزشکی جهت دانشجویان بورسیه.
- تأکید می نماید حضور دانشجو در سرکنسولگری جمهوری اسلامی ایران - هامبورگ، جهت تشکیل پرونده دانشجوئی، ضروری است.
* در صورتی که مدارک به صورت پستی به سرکنسولگری ارسال می‌شوند، جهت عودت اصل مدارک، یک عدد پاکت پست سفارشی مناسب تهیه و به همراه مدارک ارسال نمایید. ( بدیهی است این نمایندگی هیچگونه تعهدی جز بررسی، تایید و یا رد و سپس تحویل مدارک به دفتر پست نمی‌پذیرد)
توجه:
1- ارائه تسهیلات به دانشجویان رشته‌های زیر مجموعه وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، آقایان دانشجو که با وثیقه از کشور خارج شده اند، دانشجویانی که دوره دبیرستان خود را در آلمان گذرانده اند، دانشجویانی که مقطع تحصیلی قبلی خود را در خارج از کشور گذرانده اند و همچنین دانشجویانی که در موسسات و دانشسراهایی تحصیل می‌کنند که در لیست دانشگاههای معتبر اعلام شده از سوی وزارت علوم و یا وزارت بهداشت قرار ندارند، منوط به اخذ مجوز از وزارتخانه‌های مذکور می‌باشد.
2- کلیه دانشجویان ملزم هستند هنگام شروع هر مقطع تحصیلی، نسبت به تشکیل پرونده دانشجویی جدید اقدام نمایند. بنابر این تایید اصل مدرک فارغ التحصیلی مقطع قبلی که در خارج از کشور دریافت نمودند، توسط نمایندگی سیاسی جمهوری اسلامی ایران در کشور محل تحصیل ضروری است.
3- گواهی‌های اشتغال به تحصیل و شهریه در صورتی مورد تایید قرار می‌گیرد که ممهور به مهر دانشگاه باشد.
4- هنگام درخواست تشکیل پرونده دانشجویی ارائه اصل هر یک از مدارک فوق الذکر الزامی است. در صورتی که اصل مدارک در ایران باشد لازم است یکی از بستگان با همراه داشتن اصل مدارک نسبت به ارسال تصاویر مدارک مزبور به این سرکنسولگری از طریق اداره امور دانشجویی، بورسها و مدارس خارج از کشور وزارت امور خارجه در تهران و یا دفاتر نمایندگی این وزارتخانه در مراکز استان‌ها و همچنین مناطق آزاد تجاری و صنعتی اقدام نماید. (ارائه اصل مدارک به اداره‌های فوق الزامی و وصول نمابر از طرق دیگر پذیرفته نیست.)
5- ترجمه رسمی مدارکی که به تایید وزارت امور خارجه جمهوری اسلامی ایران رسیده باشد نیز صرفاً به شرط ارائه اصل آن مورد قبول خواهد بود.
در صورت نیاز به کسب اطلاعات بیشتر پس از مطالعه کامل مطالب مرتبط با درخواست خود در این سایت، می‌توانید روزهای دوشنبه تا جمعه به غیر از ایام تعطیل از ساعت 14:30 الی 16:30 با شماره تلفن بخش مربوطه تماس حاصل نمایید و یا سؤالات خود را به طرق ذیل برای بخش های مختلف این سرکنسولگری ارسال کنید:
- پست الکترونیک سرکنسولگری: info@iranhamburg.de (نام و نام خانوادگی و شماره تماس خود را قید نمایید)
- شماره واتس آپ (ارسال پیام نوشتاری): 017636871198