نکته مهم: ترجمه فارسی اسناد تجاری و تصدیق گواهی امضاء به شرطی قابل قبول و مورد تایید سرکنسولگری می‌باشند که ترجمه آن توسط مراکز دارالترجمه معتبر داخل کشور جمهوری اسلامی ایران انجام شده باشد. لذا مدارکی که در داخل آلمان به فارسی ترجمه می‌شوند، برای مقامات ذی‌ربط در ایران قابل قبول نمی‌باشند.
اسناد تجاری شامل صورتحساب فروش، گواهی مبدأ کالا، گواهی بهداشت کالا، بارنامه و قراردادهای تجاری، معرفینامه نماینده، وکالتنامه و همچنین تصدیق امضای مقامات محلی قبل از ارسال به سازمان‌های ذی‌ربط داخل کشور می‌بایستی توسط سرکنسولگری جمهوری اسلامی ایران در هامبورگ مورد تائید قرار گیرد. مراحل تأیید یک سند به شرح ذیل می‌باشد:
1) تکمیل فرم اطلاعات فروشنده یا تولید کننده (فرم تایید اسناد)
2) ارسال اصل مدرک (سند) به همراه یک نسخه کپی
3) پرداخت هزینه متعلقه طبق لیست (لیست قیمت)
4) قرار دادن پاکت برگشت با ذکر آدرس و الصاق تمبر کافی جهت پست سفارشی، همراه مدارک فوق الزامی است و جهت تسریع در تقاضاها حتمآ نوع درخواست روی پاکت ارسالی قید گردد.
یادآوری مهم:
1- تائید اسناد تجاری متعلق به شرکتها و یا تولیدکنندگان حوزه فعالیت این سرکنسولگری طبق کد پستی محل شرکت قابل انجام می‌باشد. بدیهی است در صورت ارسال مدارک خارج از حوزه سرکنسولگری، این اسناد بدون هیچ اقدامی‌به صاحب آن عودت خواهد شد.
2- پرداخت هزینه به صورت واریز به حساب سرکنسولگری و ارسال اصل نسخه واریز وجه بوده و از ارسال هزینه به صورت نقدی جدآ اجتناب نمایند.
3- قبل از ارائه اسناد به سرکنسولگری، حتما:
* صورتحساب ها، گواهی مبداء کالا و بارنامه به تائید اتاق بازرگانی محل
* و در خصوص گواهی‌های بهداشت و سلامت کالا به تائید اداره بهداشت محل
* و در مورد وکالتنامه‌ها و اسناد تنظیمی در دفاتر notar به تائید دادگاه محل رسیده باشند.
4- در صورت درخواست تائید کپی مدارک فوق، مانند اصل آن می‌بایستی قبل از ارسال به تائید مقامات ذی‌ربط رسیده باشد.
لطفآ قبل از ارسال مدارک خود آن را بررسی نمایید زیرا در صورت هر گونه نواقص و یا عدم پاسخ به سوالات مندرج در فرمها, بدون هیچ اقدامی‌به صاحب آن عودت خواهد شد. تأکید می‌گردد جهت تسریع در انجام تقاضاها حتمآ نوع درخواست را روی پاکت ارسالی قید نمایید.